Registro di attività di trattamento

(art. 30 32 del Regolamento UE n.679/2016)

GESTIMM GROUP SRL

 

GESTIMM GROUP SRL tratta i seguenti dati comuni:

a. dati comuni dei clienti, dei fornitori o di terzi ricavati da albi, elenchi pubblici, visure camerali, banche accessibili al pubblico;

b. dati comuni del personale dipendente funzionali al rapporto di lavoro, alla reperibilità alla corrispondenza con gli stessi o richiesti a fini fiscali e previdenziali.

c. dati comuni dei clienti dagli stessi comunicati per l’espletamento dell’incarico professionale, compresi dati sul patrimonio e sulla situazione economica, o necessari a fini fiscali o attinenti alla reperibilità e alla corrispondenza con gli stessi.

d. dati comuni di terzi forniti dai clienti per l’espletamento degli incarichi compresi i dati sul patrimonio o sulla situazione economica, o necessari a fini fiscali o attinenti alla reperibilità o alla corrispondenza con gli stessi, o per atti giudiziari.

e. dati comuni dei fornitori forniti dagli stessi e relativi alla reperibilità o alla corrispondenza con gli stessi nonché inerenti a fini fiscali o di natura bancaria.

f. dati comuni di altri professionisti ai quali lo studio affida incarichi o si rivolge per consulenze attinenti alla loro reperibilità alla corrispondenza nonché inerenti a finalità fiscali o di natura bancaria.

Lo studio tratta i seguenti dati sensibili

a. dati sensibili del personale dipendente conseguenti al rapporto di lavoro, ovvero inerenti i rapporti con gli enti previdenziali ed assicurativi e assistenziali, o dati giudiziari del personale dipendente o l’adesione ad organizzazioni sindacali.

I dati che non sono pubblici vengono acquisiti previa l’informativa che viene allegata al presente Registro di attività di trattamento (art. 30) e vengono trattati e conservati in fascicoli non trasparenti riposti in schedari dotati di chiusura e posti in locali protetti e/o fascicolo informatico con il programma gestionale Domus Studio e Arxivar accessibile dalla rete internet e archiviati al termine dell’incarico.

Il trattamento dei dati è fatto prevalentemente all’interno dello studio GESTIMM GROUP SRL, eventuali collaboratori autorizzati e dalle segretarie, per l’attività preparatoria a quella difensiva, l’attività giudiziale, l’attività stragiudiziale e di consulenza di cui lo studio viene incaricato, nonché per l’attività contabili e amministrative dello studio.

Lo studio ove vengono trattati i dati è sito in Palazzolo sull’Oglio via Serioletto 3/b dotato di citofono e porta di ingresso con apertura e chiusura automatica e sistema d’allarme volumetrico)

La reception è ubicata in un locale attiguo all’ingresso e alla sala d’attesa per i clienti.

Lo studio è dotato di computer collegati a server ed è collegato ad internet con Fibra ottica. Nel locale segreteria è ubicato il fax. La stampante / fotocopiatrice è ubicata in segreteria.

Descrizione della rete informatica

La rete informatica è costituita da stazioni di lavoro dotate di sistema operativo Windows 10 L'abilitazione alla configurazione dei diritti di accesso è protetta da password. Gli utenti sono opportunamente istruiti per gestire in modo autonomo il cambio della password di accesso al sistema.

Le stazioni di lavoro sono dotate di software antivirus SOPHOS con aggiornamento automatico tramite internet e firewall.

Criteri protezione accesso ad Internet:

L'accesso ad Internet avviene tramite firewall fisico

Criteri per assicurare l'integrità dei dati

L'integrità dei dati viene assicurata eseguendo: Le procedure di controllo dello stato logico dei dischi e dei database di configurazione in dotazione al sistema. Le procedure di controllo in dotazione degli specifici applicativi di gestione delle basi dati. Non è previsto alcun reimpiego dei supporti di memorizzazione, che verranno distrutti al cessare della loro funzionalità per obsolescenza.

Incaricati del trattamento

I dati comuni dei clienti, fornitori dei terzi, di altri professionisti domiciliatari ,i dati giudiziari dei clienti e di terzi, i dati sensibili dei clienti e dei terzi sono trattati oltre che dal titolare da tutti gli incaricati.

ANALISI DEI RISCHI

Per quanto concerne i dati comuni raccolti relativi ai soggetti specificati nella prima parte del presente documento i rischi legato alla gestione e al trattamento può definirsi basso.

Per i dati sensibili dei clienti e dei terzi il rischi legati al loro trattamento possono definirsi bassi.

Per i dati sensibili riguardanti lo stato di salute, o idonei a rivelare la vita sessuale, per le pratiche riguardanti la sfera personale e familiare (separazioni, divorzi, disconoscimenti di paternità) il rischio può definirsi medio

I rischi relativi agli strumenti elettronici presenti in studio possono riguardare mal funzionamenti o guasti ,eventi naturali alterazioni nella trasmissione. Per ridurre i rischi al minimo sono state adottate oltre alle misure di sicurezza sopra specificate le seguenti misure di sicurezza password di otto caratteri sostituita ogni tre mesi scelta dall’incaricato e dallo stesso custodita in busta chiusa consegnata al titolare il quale la conserva in cassetto chiuso a chiave, disposizione a tutti gli utilizzatori di non lasciare incustoditi gli strumenti elettronici e che verifichino la provenienza delle e- mail e a tale riguardo è stato inserito lo screensaver automatico dopo 3 minuti di non utilizzo del computer, ecc…). Si è data disposizione di considerare internet e posta elettronica quali strumenti di lavoro e si è pertanto vietata la navigazione in internet su siti poco attendibili o non ufficiali e si è data disposizione di non aprire email provenienti da soggetti non conosciuti e di non inviare email non autorizzate dal titolare. I rischi relativi ai software possono consistere in errori o virus. Si è data disposizione di provvedere periodicamente alla pulizia dei file temporanei e del disco rigido, alla deframmentazione.

Il rischio per il trattamento dei dati cartacei può essere considerato basso essendo l’archivio dotato di chiusura a chiave e i fascicoli riposti in armadi chiusi, fatti salvi gli eventi naturali.

È stata data disposizione che i fascicoli contenenti i dati siano sempre riposti negli appositi schedari e prelevati per il tempo necessario al trattamento e che non vengano lasciati incustoditi sulle scrivanie, che le comunicazioni a mezzo posta o fax debbano essere smistate immediatamente ai destinatari. Terminato l’incarico professionale si è data istruzione che i fascicoli siano archiviati in apposito locale chiuso a chiave e i relativi file esistenti sul computer vengano cancellati. Fuori dell’orario di lavoro non ne è consentito l’accesso al locale archivio se non previa autorizzazione.

Per quanto riguarda il rischio per il trattamento dei dati elettronici può essere considerato basso essendo adottati tutti i sistemi di sicurezza derivanti dalla gestione dei dati.

Il rischio di perdita dei supporti di memorizzazione è basso in quanto i file vengono salvati su NAS criptati e su cloud.

Per il ripristino dei dati si è data istruzione che venga richiesto l’intervento dell’installatore.

Gli incaricati del trattamento sono affidabili e riservati quindi i rischi connessi ad incuria, distrazione sono bassi. Gli utenti autorizzati del sistema vengono formati, rispettivamente per i loro ruoli all’atto dell’ingresso nella struttura dello studio e dell’installazione di nuovi sistemi dai tecnici venditori dei sistemi e per quanto concerne le procedure per garantire le misure di sicurezza dal titolare del trattamento. Gli incaricati dovranno comunicare immediatamente al titolare disfunzioni dei sistemi operativi e sono autorizzati a richiedere l’intervento del tecnico incaricato in caso di interruzioni e disfunzioni.

Terzi operatori tecnici interverranno sugli strumenti informatici previo autorizzazione ed invito ad effettuare gli interventi limitatamente alla prestazione da eseguire e alla presenza del titolare o delle persone autorizzate.

Il rischio di accesso allo studio può essere considerato basso essendo dotato di porta allarmata e di citofono sistema o di sicurezza anti intrusione così come l’accesso di terzi estranei allo studio del professionista essendo dotato di porta con chiusura ed essendo l’accesso previamente controllato dalla segretaria.

Il rischio che terzi estranei accedano agli strumenti elettronici è basso essendo la sala di attesa dei clienti distante dalle postazioni di lavoro ed essendo i clienti controllati dalla segreteria.

Lo studio ha provveduto ad adottare le disposizioni della legge 626/94 e ss. è dotato di salvavita e estintore periodicamente controllato. I rischi eventuali sono inerenti ad eventi naturali e accidentali. Il rischio può essere considerato basso.

Infine i dati trattati dallo studio legale non possono essere considerati di interesse per i terzi.

Il presente documento è stato redatto in duplice originale sottoscritto dal titolare del trattamento.

 

Palazzolo sull’Oglio 23 maggio ’18                           GESTIMM GROUP SRL